Gent-Oost Eagles (ook wel “de club”, “onze club” of “wij” genoemd hieronder) neemt privacy zeer serieus en beschouwt het uitermate belangrijk om uw persoonsgegevens (ook wel “uw gegevens” genoemd hieronder) met de nodige zorg en vertrouwelijkheid te behandelen ten alle tijde. 

Deze Privacy Policy geeft u meer uitleg waarom we uw persoonsgegevens nodig hebben en wat we met uw gegevens doen. Indien u na het lezen van de Privacy Policy nog vragen heeft, mag u ons uiteraard altijd contacteren. 

Om misverstanden te voorkomen, willen we verduidelijken dat deze privacy policy van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens die we verkregen via: 

bezoekers van onze website www.gentoosteagles.be (hierna ook wel “de website” genoemd);
(potentiële) leden van onze club;
inschrijvingsformulieren voor evenementen/activiteiten/verkopen georganiseerd door onze club; 
inschrijvingen om mee te werken aan evenementen en/of activiteiten die de club organiseert.
 
​
Wie zijn wij?
​
Gent-Oost Eagles is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat wij de doeleinden en middelen (of de “waarom” en “hoe” vragen) bepalen voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Voor vragen in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons steeds contacteren via volgende gegevens:

Per post: T.a.v. Cedric Gekiere - Vogelstraat 24 - 9090 Melle
Per mail: privacy@gentoosteagles.be

 
Welke data verzamelen we van u?
 
Hieronder verduidelijken we welke data we kunnen verwerken van u, afhankelijk van de relatie die u heeft tegenover Gent-Oost Eagles. Afhankelijk van de situatie, zullen wij niet alle gegevens verwerken die opgesomd zijn. 

Bezoekers van de website

Elektronische identificatie gegevens: inclusief uw IP adres, browser type, gegevens over uw mobiel toestel, locatie gegevens;

Informatie over hoe u de website gebruikt: inclusief hoe u op onze website terecht kwam, welke pagina’s u heeft bekeken, hoe u door de website heeft genavigeerd, hoe lang u de website heeft bezocht.

(Potentiële) leden van onze club

Identificatie gegevens: inclusief gegevens van uw identiteitskaart, een kopie van uw identiteitskaart (onder andere voor het verifiëren van uw identiteit wanneer u een verzoek indient tot het inzien van uw persoonsgegevens bij Gent-Oost Eagles);
Rijksregisternummer, zoals voorzien in het decreet van 10 juni 2016 door de Vlaamse Overheid;
Contact gegevens: inclusief naam, voornaam, adres, email adres, telefoonnummer, contact gegevens van de ouders
Familiale situatie: inclusief de relatie tussen leden (broers, zussen, ouders)(onder andere voor het automatisch berekenen van de korting op het lidgeld indien meerdere kinderen lid zijn), bij spelers onder de 18 jaar of zijn/haar ouders gescheiden zijn (onder andere om de communicatie naar beide ouders uit te sturen);
Communicatie geschiedenis: verzonden en ontvangen communicatie met u (bvb via mail of contactformulieren op de website);
Digitale beelden: inclusief foto’s en video’s die genomen worden op evenementen en activiteiten georganiseerd door ons of Basketbal Vlaanderen en waarop u aanwezig bent. 

Deelnemer van evenementen/activiteiten/verkopen

Identificatie gegevens: inclusief gegevens van uw identiteitskaart;
Contact gegevens: inclusief naam, voornaam, adres, email adres, telefoonnummer.

Vrijwilliger op evenementen/activiteiten

Identificatie gegevens: inclusief gegevens van uw identiteitskaart;
Contact gegevens: inclusief naam, voornaam, adres, email adres, telefoonnummer.
Rijksregisternummer: indien noodzakelijk voor het in orde brengen van een vrijwilligersverzekering
In principe zullen wij geen speciale categorieën van data (zoals medische gegevens, politieke voorkeuren, religieuze of filosofische geloven of lidmaatschap van een vakbond) verwerken, van geen enkele categorie van personen zoals hierboven beschreven, tenzij u deze aan ons bezorgt met uw expliciete toestemming and voor specifieke doeleinden.


Voor welke doelen verzamelen we uw gegevens en op welke rechtsgrond doen we dat? 

Algemeen

Wij verwerken enkel persoonsgegevens voor wettelijke doeleinden, en elke verwerking zal gebeuren op basis van een grondslag zoals voorzien in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Hieronder verduidelijken we de wettelijke reden voor de verwerking van uw persoonsgegevens p basis van uw relatie met Gent-Oost Eagles. 

Wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van toestemming, kan u deze toestemming ten alle tijden intrekken door ons te contacteren. We verzoeken u steeds een schriftelijke intrekking van uw toestemming te bezorgen (per mail of brief). 

Wanneer we uw gegevens verwerken op basis van ons legitiem belang, zullen we het effect op uw privacy minimaliseren door het gebruik ervan zoveel mogelijk te beperken en de nodige toegangsrechten en beveiliging te voorzien om zo ongeoorloofde toegang tot uw data te vermijden. U heeft ten alle tijden het recht om bezwaar in te dienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die is gebaseerd op legitiem belang. 

​(Potentiële) leden van onze club

Bij het organiseren van onze werking als sportclub (zoals het organiseren van trainingen, wedstrijden, activiteiten, …), verwerken we uw gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de conclusie, uitvoering of beëindiging van het contract met onze leden. In dit geval verwerken we uw gegevens altijd in de context van het verlenen van onze diensten als sportclub aan u. 

We verwerken uw gegevens ook wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals het conform zijn met de financiële wetgeving. 

Tot slot is het mogelijk dat we uw gegevens verwerken op basis van legitiem belang welke, in specifieke gevallen, kan opwegen tegen de schade die kan aangericht worden tot uw rechten. U heeft het recht bezwaar aan te tekenen op elk moment tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op ons legitiem belang. 

Wanneer u lid bent van Gent-Oost Eagles, gebruiken we ons legitiem belang om uw contact gegevens te gebruiken om u communicatie te versturen waarvan we denken dat u hierin geïnteresseerd bent. Indien u deze communicatie niet (meer) wenst te ontvangen kan u dit laten weten via nieuwsbrief@gentoosteagles.be

Deelnemer van evenement/activiteit/verkoop

In de context van een inschrijving of verkoop verwerken we uw gegevens voor de uitvoering van het contract tussen u en Gent-Oost Eagles. Op deze manier is het mogelijk de overeenkomst uit te voeren.


Van wie ontvangen we persoonsgegevens? 
​
We verkrijgen uw gegevens rechtstreeks van u, de federatie (Basketbal Vlaanderen), onze partners of via publieke bronnen. 

Wanneer de federatie uw gegevens met ons deelt, zullen zij dat doen volgens de overeenkomst tussen hun en Gent-Oost Eagles en binnen het kader van hun privacy policy (bvb indien u een transfer doet naar onze club of zich inschrijft voor een evenement die zij organiseren in samenwerking met onze club).

Wanneer een partner ons uw gegevens heeft bezorgt, zullen zij dat doen omwille van de professionele connectie die u heeft met hun en wij uw gegevens nodig hebben in het kader van een evenement of activiteit die wij organiseren. 

Wanneer we uw gegevens verwerven van een publieke bron, betreft dit het raadplegen zijn van de Kruispuntbank (KBO), de website van een bedrijf of een profiel op sociale media, of andere publieke informatie. 


Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Gent-Oost Eagles bewaart geen gegevens langer dan noodzakelijk is om het doel van de verwerking te verwezenlijken. 
In sommige gevallen verplicht de wetgeving ons om gegevens te bewaren voor een bepaalde periode in tijd. Gent-Oost Eagles zal altijd conform de retentie en opslag voorzien in de specifieke wetgeving gegevens bewaren. 


Opslag locatie en beveiliging van uw gegevens
​
Uw gegevens worden bewaard op de computer van onze ledenverantwoordelijke Marc Ghyselinck en deze zijn enkel door hem vrij toegankelijk.


Welke gegevens delen we met derde partijen of derde landen? 
​
Onze club deelt geen gegevens met derde partijen (behalve onze verwerkers) zonder toestemming, tenzij we hiertoe verplicht zijn door de wet of wanneer het noodzakelijk is om de werking van onze sportclub uit te voeren. 

Zoals eerder aangehaald, hebben we externe partijen geëngageerd, zogenoemde “verwerkers” om ons te ondersteunen bij ons operationeel en administratief werk. Deze externe partijen voeren bepaalde verwerkingsactiviteiten uit op uw gegevens namens Gent-Oost Eagles. We delen enkel de gegevens waarvan het noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking uit te voeren. Deze processors mogen de gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan opgedragen door ons, zoals contractueel vastgelegd, samen met de eis tot vertrouwelijkheid van de gegevens. 
Om dit alles te garanderen, zijn er “data processing agreements” opgesteld met deze partijen. 

De verwerkingsactiviteiten die we uitbesteed hebben zijn:

analyse van hoe u de website gebruikt (mits u analytische cookies hebt toegestaan);
opslag van onze ledendata.
Op dit moment worden alle gegevens verwerkt binnen de EEA. Indien uw gegevens toch zouden worden gedeeld met een verwerker buiten de EEA, zal dit enkel gebeuren wanneer de Europese Comissie heeft besoten dat er een adequaat level van bescherming is voor uw gegevens in dat land, of er andere maatregelen zijn genomen voor een wettelijke verwerking van uw gegevens in een ander land. 


Wat zijn uw rechten als betrokkene? 
​
Op elk moment kan uw uw gegevens beheren die verzameld zijn door Gent-Oost Eagles, door het uitvoeren van uw rechten als betrokkene.

U heeft de volgende rechten:

Recht op toegang en kopie – U heeft het recht om uw gegevens te raadplegen en een kopie te verkrijgen. 
Recht op rectificatie – U heeft het recht om data die niet meer juist is te laten aanpassen zodat deze terug juist is (rectificatie)
Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”) – U heeft het recht om uw gegevens te laten wissen zonder ongegronde vertraging.
Recht op beperking van verwerking – U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. In dit geval zal de verwerking bijvoorbeeld tijdelijk gestopt worden tot als er bijvoorbeeld zekerheid is dat de gegevens correct zijn. 
Recht om bezwaar in te dienen – U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van ons legitiem belang. U kan dit recht uitoefenen op basis van uw persoonlijke situatie. In dit geval dienen we de verwerking te stoppen, tenzij we kunnen aantonen dat er overtuigende reden zijn om de verwerking verder te zetten. 
U kan, ongeacht de wettelijke grondlag voor de verwerking, altijd bezwaar indienen tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing, waarna we verplicht zijn om uw gegevens te verwerken voor deze doeleinden. 
Recht op het overdragen van data – U heeft het recht om uw gegevens te ontvangen, die u aan ons heeft bezorgd, in een gestructureerde manier die algemeen gebruikt is en leesbaar is. Dit maakt het eenvoudige voor u om uw gegevens over te dragen naar een andere organisatie. 
U heeft ook het recht om uw gegevens direct te laten overmaken naar een andere partij. 
Het uitoefenen van bovenstaande rechten is onderwerp van enkele beperkingen, zoals voorzien in de AVG/GDPR en verder gespecificeerd in andere wetten en regelgevingen.


Hoe kan u uw rechten uitoefenen? 
​
Indien u uw rechten, zoals hierboven beschreven, wenst uit te oefenen, gelieve ons dan te contacteren via de contactgegevens voorzien in artikel 1.

Wanneer u een verzoek indient om uw rechten uit te oefenen, zullen we eerst en vooral uw identiteit verifiëren door een kopie van uw identiteitskaart op te vragen. We doen dit om te voorkomen dat uw data in handen zou vallen van de verkeerde persoon. We verzoeken u om de irrelevante data op uw identiteitskaart onleesbaar te maken, zoals uw rijksregisternummer en foto.

Het uitvoeren van uw rechten is in principe gratis. Indien uw verzoek zou blijken ongegrond te zijn of buitensporig (bijvoorbeeld door het repetitief karakter), is het mogelijk dat er een gegronde kost aangerekend word om de administratieve kost van het process te coveren. In deze gevallen, is het ook mogelijk, dat we weigeren in te gaan op uw verzoek. U zal dan op de hoogte gebracht worden van de reden tot weigering. 

In elk geval zullen we verwittigen in een periode van 4 weken (voor eenvoudige verzoeken) of 3 maand (voor complexe of frequente verzoeken) met het antwoord op uw verzoek. 


Wat zijn uw mogelijkheden voor het indienen van een klacht? 

Ondanks al onze inspanningen om uw privacy te beschermen en te voldoen aan de relevante wetgeving, is het mogelijk dat u niet akkoord gaat met de manier waarop Gent-Oost Eagles omgaat met uw persoonsgegevens. 

Uiteraard, kan u in dat geval steeds contact opnemen met ons, maar u heeft ook andere mogelijkheden om een klacht in te dienen. 

In eerste instantie, herhalen we nog even hoe u ons kan bereiken:

Per post: T.a.v. Cedric Gekiere - Vogelstraat 24 - 9090 Melle
Per mail: privacy@gentoosteagles.be
Additioneel, kan u steeds een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit, welke u kan contacteren via onderstaande gegevens:

GegevensBescherming Autoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
Email: contact@apd-gba.be

​Additioneel, indien u schade heeft geleden, kan u steeds een klacht indienen bij het bevoegde gerecht. 

Voor meer informatie in verband met klachten en wettelijk kader, nodigen we u uit om de website van de GBA te raadplegen: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen


Aanvullingen
​
We behouden ons het recht om deze Privacy Policy eenzijdig aan te passen op elk moment. Elke aangepaste versie kan teruggevonden worden via de website en zal onmiddellijk van kracht zijn na publicatie.